Digitalisierung der Behörden: NBI-Bescheinigungen können nun online apostilliert werden

Philippinische Staatsbürger, die eine Beschäftigung oder einen Aufenthalt im Ausland anstreben, können ihre polizeilichen Führungszeugnisse (NBI Clearances) ab sofort digital beglaubigen lassen. Das DFA und NBI haben am Freitag einen vollständig digitalen Authentifizierungsservice eingeführt.

Durch eine Vereinbarung zwischen den beiden Behörden wurde das e-Apostille-System des DFA mit der e-Clearance-Plattform des NBI verknüpft. Antragsteller können den Prozess über die e-GovPH Super App abwickeln, wobei sie bereits während der Beantragung der NBI-Bescheinigung eine elektronische Apostille anfordern können. Nach der Genehmigung übermittelt das NBI die elektronische Bescheinigung über eine gesicherte digitale Plattform direkt an das DFA. Das Außenministerium fügt die elektronische Apostille hinzu und sendet das beglaubigte Dokument an die registrierte E-Mail-Adresse des Antragstellers.

Maria Theresa Dizon-De Vega, Unterstaatssekretärin für Verwaltung im DFA, erklärte, dass NBI-Bescheinigungen das zweithäufigste Dokument seien, das beim DFA für eine Apostille bearbeitet wird. Die Integration soll die Effizienz steigern, insbesondere für Arbeitsmigranten, Studenten und Fachkräfte, die diese Dokumente für internationale Zwecke wie Beschäftigung, Aufenthalt oder Bildung benötigen. Laut Anne Jalando-on Louis vom Office of Consular Affairs des DFA werden jährlich zwischen 300.000 und 500.000 solcher Bescheinigungen bearbeitet. Das Ministerium plant zudem, die elektronischen Authentifizierungsdienste künftig auf weitere staatliche Dokumente auszuweiten.

NBI-Direktor Melvin Matibag betonte die Vorteile des papierlosen Verfahrens. Er wies darauf hin, dass Antragsteller keine mehrfachen Behördengänge mehr tätigen müssten und den Prozess bequem von zu Hause oder aus dem Büro erledigen könnten. Er verwies auf frühere Schwierigkeiten von Arbeitsmigranten, etwa aus Taiwan, die oft mehrere Tage für die Dokumentenbeschaffung aufwenden mussten oder sogar mehrfach zurückkehren mussten, um den Prozess abzuschließen. Mit dem neuen System falle das Warten in Schlangen weg.

Das neue digitale Dokument verfügt über eine eindeutige Zertifikatsnummer, einen Verifizierungscode sowie einen QR-Code, wodurch die Echtheit online oder über das e-Registry-Portal des DFA überprüft werden kann. Dies ermöglicht es auch empfangenden Institutionen im Ausland, die Validität der Dokumente direkt zu verifizieren. Es wird kein physisches Dokument ausgegeben, da die digitale Version als offizielles Dokument gilt. Für die elektronische Apostille fällt zusätzlich zur regulären Gebühr für die NBI-Bescheinigung eine Gebühr von 200 Pesos an.

Die Erweiterung ist Teil des Programms zur Digitalisierung staatlicher Dokumente. Das PSA, der Kommission für Hochschulbildung (CHED) sowie MARINA. Die Philippinen setzen die Apostille-Konvention seit 2019 um, die eine vereinfachte Beglaubigung öffentlicher Dokumente für die Nutzung in Mitgliedstaaten ermöglicht, indem sie die Notwendigkeit einer weiteren konsularischen Legalisierung ersetzt.