Baguio City digitalisiert Behördenakten mit neuem Verwaltungssystem

Mit dem Baguio Records Management System (BRMS) hat die Stadtverwaltung von Baguio City ein neues digitales System eingeführt, um die Verwaltung von Regierungsunterlagen zu modernisieren. Das System dient als zentrale digitale Plattform, die das Hochladen von Dokumenten ermöglicht, elektronische Aufzeichnungen führt und einen schnelleren Informationsabruf gewährleistet.

Die Konzeption des BRMS begann im November 2025, während die Fertigstellung im Mai 2026 erfolgte. GSO fördert diese Initiative eine effizientere Aktenführung, verbessert den Zugang zu wichtigen Dokumenten und unterstützt die langfristige Erhaltung offizieller Aufzeichnungen innerhalb der lokalen Verwaltung. Das Projekt wurde vom GSO in Zusammenarbeit mit der Management Information and Technology Division (MITD) entwickelt.

Im Zeitraum von Januar bis Juni dieses Jahres hat die Abteilung für Aufzeichnungen und Archive des GSO bereits signifikante Fortschritte erzielt. Dabei wurden 19 Entwurfspläne sowie 489 Grundstücks- und Baupläne in das BRMS hochgeladen. Zudem wurden drei Protokolle der regulären Sitzungen sowie 408 Transkripte der Sondersitzungen des Stadtrats digitalisiert.

Parallel zur Digitalisierung führt das GSO Maßnahmen zur Entsorgung unbrauchbarer Akten durch. Bisher wurden 4.146 Kilogramm wertloser Unterlagen entsorgt, was zu offiziellen Einnahmen in Höhe von 7.255,52 Philippinischen Pesos führte. Bei der Evaluierung inaktiver Akten wurden zudem 540 permanente Unterlagen für eine bevorzugte Erhaltung identifiziert, während etwa 723.902 wertlose Dokumente für die geplante Entsorgung vorgemerkt wurden.