Philippinische Unternehmen müssen bis Ende 2026 auf elektronische Rechnungsstellung umstellen

Unternehmen auf den Philippinen, die unter die obligatorischen Regeln für die elektronische Rechnungsstellung fallen, müssen die Umsetzung bis zum 31. Dezember 2026 abschließen. Dies betrifft alle Steuerzahler, mit Ausnahme von Kleinstunternehmen (Micro Taxpayers), die von dieser Frist befreit sind.

Die Richtlinien wurden vom Bureau of Internal Revenue (BIR), der philippinischen Finanzbehörde, durch das Revenue Memorandum Circular 98-2026 vom 22. September festgelegt. Betroffene Steuerzahler müssen vor der Ausgabe elektronischer Rechnungen über ein zugelassenes System eine Genehmigung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen (Permit to Issue Electronic Invoice) einholen. Zudem ist innerhalb von sechs Monaten nach Erteilung dieser Genehmigung eine Zertifizierung für die elektronische Rechnungsstellung und Umsatzberichterstattung (Electronic Invoicing and Sales Reporting Certification) zu beantragen.

Der Anbieter von E-Invoicing-Lösungen, Link4, warnt vor Herausforderungen bei der Umstellung. Laut dem CEO von Link4, Robin Sands, könnten Unternehmen, die mehrere Buchhaltungsplattformen, veraltete Software oder komplexe Arbeitsabläufe nutzen, vor Schwierigkeiten stehen. Sands betont, dass Unternehmen genau verstehen müssen, wie Rechnungsdaten innerhalb ihrer Organisation von der Transaktion über die Validierung bis hin zur Verarbeitung und Archivierung fließen. Ohne diese Transparenz bestehe die Gefahr, lediglich eine weitere technologische Ebene hinzuzufügen, ohne die grundlegenden Prozessprobleme zu lösen.

Um den Übergang reibungslos zu gestalten, sollten Unternehmen die Kompatibilität ihrer Systeme, die Datengenauigkeit sowie interne Kontrollen und Validierungsverfahren prüfen. Eine enge Abstimmung zwischen den Abteilungen für Finanzen, Steuern und Informationstechnologie wird empfohlen. Zudem sollten Arbeitsabläufe getestet, Mitarbeiter geschult und Verfahren für den Umgang mit abgelehnten Rechnungen oder technischen Ausfällen etabliert werden. Die BIR erlaubt dabei die Nutzung interner Systeme, kommerzieller Lösungen oder externer Dienstleister für die elektronische Rechnungsstellung.