COA kritisiert Schwächen in Cebu City bei der Verwaltung öffentlicher Einnahmen

Die COA hat Schwächen in der Verwaltung öffentlicher Einnahmen in Cebu City festgestellt. Dazu gehören verspätete Einzahlungen, 168 im Voraus unterschriebene leere offizielle Quittungen und 16 Sammler oder Kassierer, die ohne die erforderlichen Treuebürgschaften mit Regierungsgeldern arbeiteten. Diese Ergebnisse stammen aus drei separaten Prüfungsbeobachtungen im Jahresprüfbericht der Stadtverwaltung Cebu City für 2025.

Die Prüfungsbeobachtungen legen keine Diebstähle oder Veruntreuungen durch Sammler nahe. Sie zeigen jedoch Schwächen in den internen Kontrollen, die für den Schutz von Einnahmen, verantwortlichen Formularen und Regierungsmitarbeitern mit Zugang zu öffentlichen Geldern vorgesehen sind. Der Bericht identifizierte die Sammler und Kassierer, die an den von den Prüfern überprüften Transaktionen beteiligt waren. Er stellte nicht fest, dass alle Sammler von Cebu City die genannten Schwächen begangen haben.

In der Prüfungsbeobachtung 24 stellte die COA fest, dass einige Einnahmen nicht täglich oder am nächsten Bankarbeitstag vollständig eingezahlt wurden. Das widerspricht den staatlichen Vorschriften. Vollständige Einzahlungen bedeuten, dass der gesamte Betrag ohne Abzüge oder Verwendung vor der Übergabe an die Stadtkasse oder der Gutschrift auf dem Konto der autorisierten Regierungsbank eingezahlt wird. Diese Vorschrift begrenzt die Zeit, in der öffentliche Gelder im Besitz einzelner Sammler verbleiben. Sie ermöglicht es auch Aufsichtsbehörden und Prüfern, offizielle Quittungen, Sammelberichte und Bankeinzahlungen ohne lange Verzögerungen zwischen der Transaktion und der Einzahlung zu vergleichen.

Wenn Einzahlungen verzögert werden, verbleibt Bargeld länger außerhalb der Kontrolle der Stadtkasse und der Banken. Das erhöht das Risiko von Verlusten, unberechtigter Nutzung oder Schwierigkeiten bei der Feststellung der Verantwortung, wenn später ein Mangel festgestellt wird. Verzögerte Einzahlungen können auch Diskrepanzen zwischen dem Datum auf einer offiziellen Quittung, dem Datum im Sammelbericht und dem Datum, an dem die Gelder auf dem Konto der Stadt erscheinen, verursachen.

Die COA stellte auch fest, dass 168 leere offizielle Quittungen unterschrieben wurden, bevor die Transaktionsdetails eingetragen wurden. Eine offizielle Quittung ist ein verantwortliches Formular, das den Erhalt von Geld durch die Regierung dokumentiert. Ihre Seriennummer, das Datum, der Zahlende, die Art der Zahlung und der Betrag sind Teil der Aufzeichnungen, die verwendet werden, um eine Sammlung vom Steuerzahler oder Zahlenden zu den Konten der Stadt zurückzuverfolgen. Die Unterschrift eines Sammlers bestätigt, dass eine Quittung für eine tatsächliche Transaktion ausgestellt wurde. Das Unterschreiben einer Quittung, während sie noch leer ist, entfernt eine wichtige Sicherheitsmaßnahme. Eine andere Person könnte später die Transaktionsdetails nachträglich eintragen, nachdem das Dokument bereits authentifiziert wurde.

In der Prüfungsbeobachtung 28 identifizierte die COA 16 Sammler oder Kassierer, die ohne die erforderlichen Treuebürgschaften mit Regierungsgeldern arbeiteten. Eine Treuebürgschaft bietet dem Staat finanziellen Schutz, wenn ein verantwortlicher Beamter einen Mangel verursacht oder den Verlust von öffentlichen Geldern oder Eigentum, das durch die Bürgschaft abgedeckt ist, verursacht. Regierungsmitarbeiter, die für den Erhalt, die Aufbewahrung oder die Kontrolle öffentlicher Gelder verantwortlich sind, müssen in der Regel Treuebürgschaften vor der Übernahme oder Fortsetzung verantwortlicher Aufgaben erwerben. Ohne gültige Bürgschaften hat die Stadt weniger finanziellen Schutz, wenn die Sammler oder Kassierer Gelder verlieren, stehlen oder nicht nachweisen können.

Die COA schloss nicht, dass einer der 16 Mitarbeiter Mängel verursacht hat. Die Feststellung besagt, dass sie verantwortliche Funktionen ohne eine Sicherheitsmaßnahme ausübten, die für Regierungsbeamte mit Zugang zu öffentlichen Geldern erforderlich ist. Die Prüfung stellte auch fest, dass die Stadt sicherstellen muss, dass jede Bürgschaft dem Verantwortungsgrad des Beamten entspricht. Abgelaufene oder unzureichende Bürgschaftsabdeckung kann einen Teil der finanziellen Belastung des Staates ungeschützt lassen.